Những nhân viên làm việc thiếu cam kết, mất tập trung và kém hiệu quả luôn có nguy cơ làm mất đi sức sống của mọi doanh nghiệp. Dưới sự quản lý tốt, nhân viên sẽ trở thành tài sản lớn nhất cho công ty. Còn ngược lại khi nhận được sự quản lý quá kém, họ có thể kéo cả tập thể đi xuống. 

A - BIỂU HIỆN

Một nhân viên làm việc kém hiệu quả là khi họ có chất lượng công việc kém hơn mức yêu cầu, tức là họ chỉ đạt 70% KPI trở xuống.

Bên cạnh đó, họ còn có những biểu hiện sau đây trong công việc:

• Không thực hiện tốt/không thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Có những hành vi tiêu cực, gây rối ảnh hưởng đến tập thể.
• Không tuân thủ các chính sách của công ty.

Những nhân viên làm việc không hiệu quả có thể gây ra những tác động xấu đến sự phát triển của một doanh nghiệp:

• Giảm năng suất: Nhân viên làm việc kém, hiệu suất không tốt có thể khiến cả nhóm cùng nhau hỗ trợ, vô tình điều này khiến cả nhóm có năng suất giảm. Tình trạng này kéo dài sẽ khiến  công ty không đạt được mục tiêu.
• Chất lượng công việc giảm: Nếu không làm việc tốt thì sản phẩm, dịch vụ làm ra cũng không đảm bảo chất lượng, khách hàng sẽ không có những ấn tượng tốt về công ty.
• Dễ gây xung đột: 1 nhân viên làm việc kém có thể khiến những nhân viên khác khó chịu, bực bội, lâu dần sẽ gây ra những xung đột không đáng có, ảnh hưởng đến tính tập thể.
• Công ty không phát triển: Nhân viên luôn không hoàn thành tốt công việc thì doanh thu sẽ không có, về lâu dài công ty sẽ không phát triển và không thể cạnh tranh trên thị trường.

B - GIẢI PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CÓ HIỆU SUẤT KÉM

1 - Nhìn nhận vấn đề

Đầu tiên, quản lý nhóm và nhà quản lý doanh nghiệp cần nhanh chóng nhận ra các dấu hiệu nhân viên đang sụt giảm hiệu suất công việc.

Một số hành vi có thể kể đến như:

• Trốn tránh trách nhiệm.
• Giảm chất lượng công việc.
• Hay đi trễ, hay xin nghỉ phép.
• Có những thái độ không chuyên nghiệp khi làm việc.
• Không tương tác với đồng nghiệp, cấp trên.
• Thờ ơ với công việc, không còn đóng góp cho công ty.

Ngay khi nhận thấy những biểu hiện nay, quản lý cần hành động ngay. Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu các khó khăn, vấn đề mà nhân viên đang gặp phải thông qua việc quan sát họ mỗi ngày. Sau đó, quản lý hãy gặp gỡ và trò chuyện để hiểu hơn về các vấn đề mà họ gặp phải.

2 - Tìm ra nguyên nhân nhân viên làm việc kém

Hầu hết các nhân viên sẽ không chia sẻ chính xác nguyên nhân khiến họ sa sút trong công việc. Vậy nên bạn cần gặp mặt trực tiếp, chia sẻ với họ và nói để họ hiểu rằng việc một nhân viên làm việc kém có thể ảnh hưởng đến phần còn lại của nhóm cũng như toàn thể công ty như thế nào.

Một số câu hỏi mà quản lý có thể hỏi nhân viên để tìm ra được lý do nhân viên làm việc kém như sau:

• Khi nào bạn cảm thấy có động lực làm việc nhất trong ngày?
• Điều gì làm bạn thất vọng trong quá trình làm việc, công ty đã hỗ trợ bạn tốt chưa?
• Bạn có cảm thấy những kỹ năng, thế mạnh của bản thân đã được phát huy không?
• Với khối lượng công việc hiện tại, bạn đang xử lý như thế nào?
• Bạn có cảm thấy mình có giá trị khi làm việc tại công ty không?
• Có yếu tố bên ngoài nào ảnh hưởng đến tâm trạng và khiến công việc của bạn bị ảnh hưởng không.
• Định hướng và mục tiêu của bạn trong tương lai gần là như thế nào?

Hãy chăm chú lắng nghe những chia sẻ của nhân viên và ghi lại. Đây chính là cơ sở để nhà quản trị nhân sự đánh giá được lý do khiến nhân viên chưa thực sự hoàn thiện công việc một cách tốt nhất.

3 - Chia sẻ với nhân viên về kỳ vọng của công ty

Là một nhà quản lý, bạn cần hiểu rõ nhân viên của mình, có như vậy sự chia sẻ mới thực sự chân thật. Hãy nói với nhân viên về kỳ vọng của vị trí này trong công ty. Bạn cần để họ hiểu rằng công việc này quan trọng với cả nhóm và cả công ty như thế nào? Nếu như làm không tốt thì sẽ ảnh hưởng đến những ai, những thiệt hại có thể xảy ra nghiêm trọng như thế nào?

Khi một nhân viên hiểu được rằng họ quan trọng với đội nhóm như thế nào thì chắc chắn họ sẽ cố gắng để hoàn thành tốt công việc mà mình được giao, giúp cả nhóm cùng phát triển. Còn với những trường hợp không thay đổi sau khi đã được trao đổi về vấn đề này thì chúng ta cần hỏi họ về kỳ vọng của bản thân.

4 - Lắng nghe những kỳ vọng của nhân viên

Mỗi nhân viên khi đi làm đều có những mục tiêu khác nhau, có người vì lương, có người vì muốn tích lũy thêm kinh nghiệm và kỹ năng, có người mong muốn có cơ hội thăng tiến cao hơn…. Điều quan trọng là quản lý cần hiểu được kỳ vọng của họ là gì và hiện tại họ có đang nhận được những điều đó hay không.

Do vậy, nhà quản lý cần hiểu rõ mong muốn của nhân viên và xem lại xem doanh nghiệp đã đáp ứng được kỳ vọng của họ hay chưa.

Ngoài ra, áp dụng ma trận sau để có phương án tăng động lực cho nhân viên:

5 - Cùng nhân viên đặt ra mục tiêu

Khi cả 2 đã cùng thấu hiểu những nguyên nhân, lý do mà hiệu suất công việc được như mong đợi thì sẽ cùng nhau đưa ra các mục tiêu để nhân viên đạt được. Hãy hỏi xem nhân viên muốn gì, muốn cải thiện điều gì trong công việc, muốn học hỏi thêm các kỹ năng nà…. Sau đó quản lý giải quyết từng vấn đề theo khả năng của bản thân. Nếu có các vấn đề không tự xử lý được thì cần tham khảo ý kiến ban lãnh đạo để giải quyết sao cho phù hợp.

Kế hoạch thực hiện nên đảm bảo các yếu tố như sau:

• Chỉ rõ các công việc, nhiệm vụ mà mỗi bên cần thực hiện.
• Thời gian để đạt được mục tiêu, cải thiện hiệu suất.
• Cần nguồn lực nào để hỗ trợ không, ví dụ như đào tạo, thiết bị làm việc, cố vấn, thời gian….

6 - Kiểm tra hiệu suất nhân viên

Ngay sau khi lên được kế hoạch và mục tiêu giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên thì quản lý cũng cần đưa ra những tiêu chí đánh giá nhân viên này. Tất nhiên bạn không thể đánh giá nhân viên đó làm tốt hay không chỉ sau một vài tuần hay một vài ngày. Họ cần có một khoảng thời gian hợp lý để cải thiện hiệu suất của mình. Đó có thể là 2 tuần, 1 tháng hoặc 2 tháng. 

Trong quãng thời gian này, mỗi tuần bạn hãy gặp riêng họ để theo dõi tiến độ công việc và đưa ra những lời động viên, khuyến khích họ làm tốt hơn. Thời gian này bạn cũng sẽ hiểu được nhân viên đang thực hiện công việc như thế nào và có đang gặp thách thức gì không.

Qua những lần gặp gỡ, trao đổi, đánh giá nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn với công việc và cảm thấy được mọi người quan tâm nên sẽ cố gắng để làm hết sức. Quản lý đừng quên dành cho nhân viên những lời khen ngợi khi họ làm tốt để tạo động lực, giúp nhân viên phát triển hơn nữa.

Một số tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên có thể kể đến như:

• Mức độ hoàn thành công việc
• Sự sáng tạo, đổi mới trong khi thực hiện công việc.
• Những đóng góp cho đội nhóm trong công việc.

Bên cạnh đó, tùy theo phương pháp đánh giá công việc của công ty bạn là KPI cá nhân hay KPI chung cả nhóm, OKR… mà sẽ đánh giá nhân viên sao cho phù hợp.

7 - Ghi nhận và thường xuyên phản hồi

Với 1 nhân viên có hiệu suất làm việc kém và đang dần cải thiện từng ngày thì việc ghi nhận những nỗ lực của họ sẽ là sự động viên rất lớn. Một lời khen ngợi đơn giản đôi khi cũng mang đến những tác động tích cực cho cá nhân, cả nhóm hoặc cả công ty. Sự công nhận sẽ làm nhân viên tự tin hơn và là động lực để họ chăm chỉ hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời muốn cống hiến nhiều hơn cho công ty.

Bên cạnh những lời khen ngợi, quản lý cũng đừng quên đưa ra những phản hồi. Những đóng góp, phản hồi mang tính xây dựng sẽ giúp nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc và tiến bộ hơn mỗi ngày. Khi đưa ra các phản hồi về hiệu suất công việc, nhà quản lý cần chú ý:

• Tập trung vào 1 hoặc 2 vấn đề cụ thể nào đó.
• Thẳng thắn phê bình những tiêu cực, hạn chế trong công việc.
• Chỉ ra những thay đổi tích cực có thể góp phần vào việc cải thiện hiệu suất cả nhóm.
• Khen thưởng nhân viên về những gì họ đạt được để tăng sự tự tin cũng như tạo động lực làm việc.

8 - Để nhân viên tham gia các khóa đào tạo

Đôi khi nhân viên làm việc không tốt vì họ chưa có đủ kiến thức, kỹ năng trong vị trí công việc mình đang làm. Lúc này doanh nghiệp có thể tham khảo tổ chức những khóa đào tạo nội bộ hoặc gửi nhân viên đi học các khóa đào tạo bên ngoài để họ có thêm nhiều kiến thức.

• Đào tạo nội bộ: Quản lý có thể đào tạo trực tiếp 1:1 hoặc đề xuất những buổi đào tạo cho cả nhóm. Ngoài ra, công ty cũng có thể thuê giảng viên bên ngoài để đào tạo cho nhân viên trong công ty.
• Đào tạo bên ngoài: Hiện nay có rất nhiều khóa đào tạo online/offline ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Quản lý có thể gợi ý để nhân viên tham gia các khóa này. Chi phí tham gia có thể là mỗi bên chi trả 50% hoặc công ty chi trả 100% kèm điều kiện nào đó. Ví dụ nhân viên A làm sale và chưa có nhiều kỹ năng Marketing thì có thể tham gia các khóa về Marketing để có thêm kỹ năng về việc thu hút, giữ chân khách hàng.

9 - Cân bằng cuộc sống – công việc cho nhân viên

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống chính là một cách để cải thiện hiệu suất làm việc cho nhân viên. 

Khi bạn dành quá nhiều thời gian cho công việc thì có thể gây ra tình trạng mệt mỏi, căng thẳng, stress, thậm chí kiệt sức. Điều này sẽ khiến nhân viên không còn động lực làm việc, hiệu quả công việc giảm sút. 

Một số giải pháp giúp cân bằng cuộc sống – công việc của nhân viên có thể kể đến như:

• Hàng năm có thể tổ chức những buổi du lịch, teambuilding…
• Bổ sung thêm trà, cafe, bánh kẹo, hoa quả để nhân viên sử dụng.
• Thực hiện chính sách nghỉ thứ 7, chủ nhật để nhân viên tái tạo năng lượng.
• Có thể để nhân viên làm việc remote 2 – 3 ngày/ tháng.

Việc thực hiện các chính sách cân bằng này không phải có thể làm được luôn. Nó cần có ý kiến của nhiều bộ phận, phòng ban, cấp lãnh đạo và đặc biệt là còn phụ thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu như có một chế độ làm việc linh hoạt, cân bằng như vậy, chắc chắn nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, có động lực hơn và hoàn thành được mục tiêu của cả nhóm cũng như của chính bản thân nhân viên đó.

C - KẾT LUẬN