Mục tiêu là một phần của mọi khía cạnh trong cuộc sống và công việc. Mục tiêu cho chúng ta cảm giác về phương hướng, động lực, trọng tâm để hướng tới. Áp dụng mục tiêu SMART có tính cụ thể, có thể đo lường, có khả năng thực hiện, thực tế và có thời hạn nhất định giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn đáng kể.
Mục tiêu SMART cũng có thể áp dụng trong việc quản lý nhân viên trong tổ chức để đảm bảo hiệu suất làm việc cao và phát triển cá nhân.
Mục tiêu SMART là gì?
Mục tiêu SMART là nguyên tắc để xây dựng mục tiêu, dựa trên 5 thành phần: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).
Mục tiêu SMART chứa năm khía cạnh giúp chúng ta tập trung và đánh giá lại mục tiêu khi cần. Nguyên tắc này có thể hữu ích cho bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào đang cố gắng thực hành quản lý các dự án.
Công thức SMART bao gồm 5 yếu tố:
S = Specific - Tính cụ thể
Mục tiêu càng cụ thể càng cho chúng ta biết được chính xác những gì cần theo đuổi để đạt được mục tiêu đó. Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, khi mục tiêu càng rõ ràng, tính khả thi của mục tiêu đó càng cao.
Ví dụ, một mục tiêu cụ thể có thể là: "Nâng cao khả năng làm việc nhóm của nhân viên A."
M = Measurable - Đo lường
Measurable có nghĩa là có thể đo lường được, nguyên tắc này liên quan tới những con số. Một mục tiêu có thể cân đo đong đếm chắc chắn là một mục tiêu đã được chuẩn bị kỹ lưỡng để lên kế hoạch hoàn thành. Những con số mà chúng ta đặt ra cho mục tiêu giống như một bàn đạp tinh thần vững chắc, chúng thúc đẩy và truyền động lực để thực hiện.
Trong trường hợp quản lý nhân viên, bạn có thể sử dụng các chỉ số như số lần tham gia vào dự án nhóm, số lượng ý kiến góp ý tích cực trong cuộc họp nhóm, hoặc mức độ hài lòng của các thành viên khác trong nhóm về khả năng làm việc nhóm của nhân viên A.
A = Achievable - Khả năng thực hiện
Achievable là tính khả thi, tức là mục tiêu đó phải có khả năng thực hiện, không xa rời, phi thực tế. Hãy hiểu về khả năng của bản thân trước khi đưa ra một mục tiêu nào đó, nếu không sẽ rất dễ khiến chúng ta bỏ cuộc.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta chỉ nên đặt những mục tiêu đơn giản và tránh những thử thách. Điều này có thể dẫn đến cảm giác không có gì thách thức để muốn chinh phục. Thay vào đó, hãy cố gắng tìm được sự cân bằng giữa việc đặt những mục tiêu khả thi mà vẫn đòi hỏi những thử thách và khuyến khích chúng ta khám phá tiềm năng tối đa của mình.
Trong trường hợp quản lý nhân viên, Mục tiêu cần phải khả thi dựa trên khả năng và tài năng của nhân viên. Đảm bảo rằng nhân viên A có đủ thời gian và tài nguyên để nâng cao khả năng làm việc nhóm của họ.
R = Realistic - Tính thực tế
Mục tiêu sẽ khó có thể thực hiện được nếu thiếu đi tính thực tế. Một người không đủ sức khỏe, thời gian, không gian sinh hoạt, phương tiện hỗ trợ,... thì không thể làm việc gì đó được. Do đó, cần đảm bảo có đủ điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu.
Trng việc xây dựng mục tiêu cho nhân viên, Mục tiêu cần phải liên quan đến công việc và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Khả năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng trong nhiều tổ chức, do đó, mục tiêu này liên quan đến sự phát triển và hiệu suất tổ chức.
T = Time bound - Khung thời gian
Đặt mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể giúp chúng ta có động lực hơn để đạt được mục tiêu. Trong quá trình thực hiện, ta có thể biết được mình đang ở đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh tiến độ nếu đang đi chậm hơn so với kế hoạch đề ra. Ví dụ, "Nâng cao khả năng làm việc nhóm của nhân viên A trong vòng 6 tháng."
Ý nghĩa của mục tiêu SMART
SMART là tên viết tắt của 5 thành phần là Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Mỗi nguyên tắc đặt mục tiêu trên đều có ý nghĩa riêng của nó:
- Specific trả lời cho các câu hỏi: Bản thân đang hướng tới mục tiêu gì? Muốn đạt được điều gì sau khi hoàn thành mục tiêu? Thực hiện mục tiêu đó như thế nào?
- Measurable trả lời cho câu hỏi: Mục tiêu đang nằm ở mức nào? Cần đạt được mức bao nhiêu?
- Achievable trả lời cho: Liệu bản thân có đạt được mục tiêu? Mục tiêu có khiến bản thân nản chí không? Có bỏ cuộc giữa chừng khi đang thực hiện không?
- Realistic: Bản thân có đủ điều kiện để thực hiện mục tiêu không? Những gì của bản thân đang không phù hợp với tình hình thực tế?
- Time - bound có ý nghĩa: Mục tiêu thực hiện trong bao lâu? Mốc thời gian kết thúc? Thời gian như vậy đã phù hợp chưa?
Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART
Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART bám vào 5 thành phần Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound:
- Định hình ý định: Dựa vào những tiêu chí đã phân tích ở trên, hãy tiến hành định hình mục tiêu cho mình. Phải bám sát vào 5 thành phần S, M, A, R, T để có một mục tiêu thực tế, khả thi.
- Viết mục tiêu ra giấy: Viết những gì mình muốn thực hiện ra giấy rồi dán ở bất cứ nơi nào dễ nhìn và thường xuyên bắt gặp nhất. Cách làm này nhắc nhớ, tạo động lực cho chúng ta thực hiện mục tiêu.
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho mục tiêu: Chia nhỏ mục tiêu ra bằng cách tính toán xem mỗi ngày/ tuần/ tháng cần phải làm những việc cụ thể gì, việc này nhằm rút ngắn thời gian và khoảng cách để đạt được mục tiêu.
Lưu ý là cần kiểm tra liên tục những ý định để biết được mình đang ở đâu trong hành trình thực hiện mục tiêu, đã đạt được bao nhiêu % kế hoạch, bao lâu nữa thì đạt được mục tiêu đề ra.
Phân chia đầu mục các việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, việc gì quan trọng cần thực hiện trước, việc gì đang bị chậm tiến độ thì cần làm ngay,... để kế hoạch diễn ra theo đúng tiến độ và hoàn thành mục tiêu trong khung thời gian đã đặt ra.
Khi bạn thiết lập và theo dõi mục tiêu SMART cho nhân viên, bạn cung cấp hướng dẫn cụ thể và trong thời gian cho họ để đạt được mục tiêu. Điều này giúp tăng cường sự hiểu biết và tập trung của nhân viên và đồng thời cải thiện quá trình quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc.
Ý nghĩa của việc áp dụng mô hình SMART trong doanh nghiệp
Cụ thể hóa mục tiêu
Nhiều doanh nghiệp còn đặt các mục tiêu vĩ mô, mơ hồ và không có tính khả thi trong thực tế. Do đó, khi áp dụng đặt mục tiêu theo mô hình SMART trong Marketing sẽ giúp cụ thể hóa mục tiêu bằng những con số. Mục tiêu sẽ hiện ra trên một bức tranh tổng thể, rõ ràng, dễ bám sát để đạt được.
Tăng độ phù hợp, chính xác của mục tiêu
Nguyên tắc SMART giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng nhìn nhận để loại bỏ những mục tiêu không phù hợp. Mục tiêu theo mô hình SMART là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Do đó nó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định chiến lược một cách tốt hơn.
Cải thiện khả năng đo lường của mục tiêu
SMART giúp các nhà quản trị dễ dàng đo lường được mục tiêu và mức độ hoàn thành công việc mà các nhân viên cần đạt được, đồng thời đưa ra các biện pháp cần thiết để cải thiện, khắc phục.
Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
Nếu ví mục tiêu là nền tảng thì mục tiêu SMART chính là bàn đạp để giúp doanh nghiệp tìm ra con đường nhanh nhất. Mô hình mục tiêu SMART giúp nhân viên có định hướng rõ ràng hơn để hướng tới mục tiêu. Đồng thời nhà quản trị có thể đo lường, đánh giá năng lực nhân viên một cách chính xác.
Thực tế, không phải cứ tăng ca nhiều giờ mới thể hiện được người đó mang lại hiệu suất công việc tốt. Thay vào đó, khi đưa ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể, nhân viên sẽ tập trung hơn vào công việc, đưa ra những ý tưởng sáng tạo để mang lại hiệu quả cao, thay vì phải làm nhiều giờ trong sự mệt mỏi.
So sánh 2 mô hình OKR và SMART
Mô hình OKR và SMART có những điểm tương đồng và khiến nhiều người khó phân biệt. Tuy nhiên, có một số điểm giống và khác nhau giữa hai phương pháp này.
Giống nhau giữa SMART và OKR
OKR và SMART đều mang đặc điểm của mô hình quản trị mục tiêu (MBO) của Peter Drucker. Cả hai mô hình này đều có niềm tin rằng, mục tiêu chính là chìa khóa đạt được thành công của tổ chức.
Mô hình OKR cũng hội tụ đủ 5 thành phần trong việc đặt mục tiêu như SMART, bao gồm:
- Tính cụ thể: Mục tiêu cần rõ ràng, được xác định trong một phạm vi nhất định. Các kết quả then chốt nói lên ý nghĩa của việc đạt được mục tiêu.
- Tính đo lường: Kết quả bao gồm chỉ số để đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu đề ra.
- Tính khả thi: Khi tuân theo mô hình OKR vẫn dựa vào nguồn lực và thời hạn để thực hiện. Tuy nhiên, khi đưa ra kết quả dự đoán, cần đặt ra sự thử thách, hoàn thành khoảng 70 - 80% đã được xem là thành công.
- Thực tế: Mô hình OKR thường được sắp xếp theo mức độ cao dần để đảm bảo tiến độ hoạt động của cả doanh nghiệp.
- Thời hạn: OKR cũng cần có thời hạn thực hiện mục tiêu.
Khác nhau giữa SMART và OKR
Nói một cách dễ hiểu, mô hình SMART tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được, còn mô hình OKR tập trung vào việc thiết lập mục tiêu chiến lược và đánh giá hiệu quả thực hiện dựa trên những con số cụ thể.
SMART được xem là một phương pháp đặt mục tiêu rõ ràng, tập trung, tạo động lực mà mỗi cá nhân, doanh nghiệp nên áp dụng. Mục tiêu SMART cũng dễ dàng sử dụng cho bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu mà không cần các công cụ hoặc sự đào tạo chuyên môn nào.
Tuy nhiên, có nhiều cách giải thích khác nhau về SMART có thể nó mất hiệu quả hoặc bị hiểu sai. Một số người cho rằng SMART không linh hoạt trong các mục tiêu dài hạn, mô hình này có thể kìm hãm sự sáng tạo nếu áp dụng cứng nhắc.